La fase rendicontazione è uno degli momenti fondamentali nella relazione con un donatore istituzionale. Tradizionalmente utilizzata come strumento di trasparenza per assicurarsi che i fondi vadano effettivamente a finanziare le attività per cui sono stati stanziati, nel tempo gli obblighi di rendicontazione hanno aumentato il carico di lavoro burocratico delle organizzazioni non profit, diventando spesso una montagna da scalare piuttosto che una pratica di grande valore per mantenere alta la fiducia con il partner.
Affrontare il momento della rendicontazione nel migliore dei modi non genera solo un risparmio di tempo, ma migliora anche la relazione con l’ente erogatore. Ci sono alcuni aspetti a cui è opportuno tenere sempre conto per porre le corrette basi e percorrere la strada di tutto il progetto con maggiore serenità e apertura.
Collabora con il donatore istituzionale
Nella rendicontazione non ci sono solo ostacoli, ma grandi opportunità che si aprono verso la conoscenza di punti di vista differenti (quelli del donatore) e nuove pratiche (che l’ente può realizzare per raggiungere i suoi obiettivi). Per questo coinvolgere il partner, anche con domande semplici, trasformerà una conversazione su una tematica concreta, come quella delle modalità con le quali si riportano i costi sostenuti, in un’azione efficiente. Non bisogna infatti lasciare la rendicontazione alla fase finale di realizzazione del progetto, ma è utile lavorare insieme al donatore per chiarire meglio gli obiettivi del progetto e generare soluzioni creative. Ci sono alcune domande su cui è possibile ragionare insieme per impostare al meglio la rendicontazione:
- I fondi ricevuti sono stati utilizzati effettivamente come previsto dal progetto? Quanto è importante la parte formale rispetto a quella fattuale e progettuale nell’assegnazione dei fondi ai centri di costo?
- Negli altri progetti sostenuti dal partner, ci sono esperienze di rendicontazione (esempi, storie, dati, ecc) che possono essere utile per rendicontare ancora meglio la destinazione dei fondi ricevuti?
- Negli altri progetti che il mio ente ha rendicontato, ci sono buone prassi che posso applicare e che possono essere utili per il partner?
- Questa partnership ha le caratteristiche giuste per andare avanti? Come possiamo eventualmente trovare insieme nuovi tavoli di confronto?
Scegli una deadline verosimile
Le scadenze sono stressanti, ma sono fondamentali per gli enti erogatori. Alcuni donatori istituzionali hanno bisogno di rendicontazioni prima che il progetto sia terminato, altri scelgono la rendicontazione a chiusura di tutte le attività previste dalla partnership (anche dopo l’ultima newsletter inviata alla propria community). Verificare con il partner la timeline che ha più senso, al di là di quanto può essere previsto da un bando o dai criteri formali, aiuta a mostrare come l’ente sia aperto anche a cambiamenti e a venire incontro alle necessità del donatore. Queste informazioni andranno poi condivise internamente con lo staff e i team che lavorano sul progetto in modo da procedere allineati.
Comunicare con chiarezza è sempre il primo passo per rendere ogni relazione avulsa da ogni tipo di stress: serve per realizzare il progetto, ma anche per la rendicontazione.
Consolida le partnership
La rendicontazione ha un ruolo importante nel consolidamento delle partnership: più sono chiare le destinazioni dei fondi, rappresentate così come richiesto dal donatore, più è facile che ci sia sintonia e si crei un dialogo aperto per impostare nuove possibilità di crescita future insieme. Inoltre, non è raro che dal rapporto costante tra organizzazione non profit e donatore istituzionale (che sia un’azienda o una fondazione) nascano nuovi modelli di rendicontazione più efficienti, utili sia all’ente internamente che al donatore per raccontare o sostenere i prossimi progetti con altri stakeholder. Compiere questo passo insieme significa non solo creare un clima di stima e fiducia che eleva le pratiche burocratiche e i risultati ottenuti, ma anche porre le basi per un rapporto che travalica il sostegno e che rende le competenze dell’organizzazione necessarie per il donatore nella lettura della sua attività filantropica.
Condividi la tua esperienza
Ci sono esperienze che possono diventare dei veri e propri case study di successo. Condividere ciò che si è costruito è utile sia per l’organizzazione interna (dal board, allo staff, fino ai volontari) sia per i colleghi e le colleghe di altri enti con cui si collabora o con cui si potrebbe collaborare: la rendicontazione è una fase faticosa ma che apre grandi opportunità, una di queste può essere rappresentata dalla costruzione di nuove relazioni.
Le buone prassi e le esperienze di successo ricevono grande attenzione dalla filantropia perché sono una porta di accesso alla strutturazione di pratiche di selezione, rendicontazione, gestione e comunicazione dei progetti che siano innovative e al passo con le necessità delle organizzazioni.
