Ecco cinque regole chiave per una rendicontazione impeccabile, tratte dalla guida di Granter “Come gestire la rendicontazione dei progetti sociali”.
1. Pianifica fin dall’inizio del progetto
La rendicontazione non inizia a progetto concluso, ma deve essere considerata parte integrante del processo fin dalle fasi preliminari. È importante:
- Raccogliere e conservare i documenti: organizza fin da subito pezze giustificative, prove di pagamento e report delle attività.
- Assegnare responsabilità: coinvolgi figure chiave come il project manager, il responsabile della rendicontazione e il team amministrativo per garantire un lavoro coordinato.
Errore da evitare: attendere l’ultimo momento per raccogliere la documentazione, rischiando di perdere dati importanti o di mancare le scadenze. Inseriscila nella pianificazione iniziale del progetto.
2. Comprendi e rispetta le regole del bando
Ogni bando ha requisiti specifici per la rendicontazione. Per rispettarli, devi:
- Leggere attentamente le linee guida: conosci le categorie di spesa ammissibili, le modalità di documentazione e le tempistiche previste.
- Adattare il budget: assicurati che ogni spesa sia coerente con le regole stabilite, evitando errori come l’inclusione di spese non ammissibili.
Suggerimento: alcune spese, come quelle documentate in modo incompleto o effettuate fuori dal periodo del progetto, non sono accettabili e possono compromettere la validità della rendicontazione.
3. Organizza i documenti in modo efficiente
La documentazione è il cuore della rendicontazione. Ogni voce di spesa deve essere supportata da:
- Fatture e ricevute: devono essere chiaramente riconducibili al progetto.
- Prove di pagamento tracciabili: come bonifici bancari o estratti conto.
- Report di attività e risultati: non limitarti ai dati finanziari, ma evidenzia anche l’impatto raggiunto.
Suggerimento: fatti supportare dalla tecnologia. Alcuni strumenti digitali possono semplificare la gestione di grandi volumi di dati, garantendo un’archiviazione sicura e accessibile, se non hai a disposizione un software organizza tutto su file excel o google spreadsheet per tenere monitorata la rendicontazione in ogni fase.
4. Rispetta le scadenze
Un ritardo nella rendicontazione può portare alla revoca dei finanziamenti. Per evitarlo:
- Monitora il calendario: segna le scadenze per la presentazione dei report intermedi e finali.
- Preparati in anticipo: pianifica la raccolta della documentazione con largo anticipo rispetto alle date stabilite.
Consiglio pratico: organizza dei momenti di verifica con le persone coinvolte nel progetto, crea documenti condivisi e chiedi regolarmente le fatture o le ricevute: in questo modo non dovrai gestire tutto all’ultimo.
5. Investi nella trasparenza
La rendicontazione non è solo un obbligo burocratico, ma un’occasione per rafforzare la fiducia dei finanziatori. Per raggiungere questo obiettivo:
- Dimostra l’impatto sociale: integra nei report evidenze concrete del valore generato dal progetto.
- Comunica con i finanziatori: chiarisci eventuali dubbi e fornisci informazioni tempestive e complete.
Una rendicontazione trasparente non solo aiuta a mantenere i finanziamenti, ma favorisce nuove opportunità di partnership e fortifica quelle già esistenti.
Seguire queste cinque regole garantisce non solo una rendicontazione corretta, ma anche un maggiore riconoscimento dell’impatto sociale generato. La trasparenza, il rispetto delle regole e l’organizzazione sono i pilastri per costruire una relazione di fiducia con i finanziatori e aprire la strada a nuove opportunità.
Con strumenti digitali e guide dedicate, potrai rendere più semplice ed efficace la gestione dei tuoi progetti sociali. Se desideri approfondire questi temi e accedere a checklist e risorse pratiche, scarica la guida Granter!
