Come fare per organizzare strategicamente la compilazione del budget di un progetto per avere più chances di essere valutati positivamente da un donatore istituzionale?
Che cos’è il budget
Il budget è quella voce del progetto che ne stima il costo totale e ne esplicita i costi che potrebbero essere sostenuti prima del completamento. Solitamente, durante la scrittura di un bando, si tende a dedicare la maggior parte delle risorse nella descrizione del progetto e degli obiettivi. Avere uno storytelling che funziona è importante: ci permette di avere una presa emotiva sui valutatori. Ma anche la sezione della contabilità ha la sua rilevanza, e le due operazioni non possono andare in direzioni opposte.
L’ammissibilità
La prima cosa su cui puntare l’attenzione riguarda l’ammissibilità dei costi da inserire a budget: i bandi e i donatori non coprono tutte le voci di costo che un’organizzazione può avere ma solo alcune. Avere ben chiaro cosa si può inserire a budget non significa solo presentare un piano corretto rispetto alla richiesta ma anche avere contezza di quei costi che possono essere coperti dalla donazione o dal finanziamento, in modo da poterli controllare sotto un cappello coerente rispetto all’attività.
L’importanza della coerenza
Una delle parti più spinose non è tanto la previsione dei costi, ma assicurarsi che ogni voce menzionata nella descrizione del progetto abbia il suo corrispettivo nella sezione del budget. Si può procedere dal budget totale per arrivare alla descrizione o viceversa, ma è sempre necessario prendersi del tempo per curare la coerenza delle informazioni.
Un tempo necessario
Il budget di progetto spesso è un’incombenza dell’ultimo minuto. Far quadrare i numeri può anche non essere una delle attività più appassionanti che si può fare durante la fase di progettazione, ma lasciarla per ultima può essere dannoso, se non compromettente, per il successo della richiesta di supporto. Ancora una volta, il lavoro di squadra può fare la differenza: nell’ente c’è chi ha le competenze amministrative o di project managing giuste per lavorare con tempo adeguato e correttamente al budget e saprà farlo nel migliore dei modi, trasferendo e condividendo informazioni e conoscenza interna che è utile diffondere nei vari ruoli di progetto.
Pianificare, coordinare, comunicare, motivare. Un buon budget di progetto aiuta non solo a trovare finanziamenti più adatti, ma fa da traino a tutte quelle altre attività necessarie per la buona riuscita di un progetto. Senza un bel progetto è impossible ottenere un buon finanziamento, ma senza un buon budget, il progetto non riesce ad arrivare allo scopo che si prefigge di raggiungere.
