La rendicontazione è certamente la parte più temuta e, allo stesso tempo, più sottovalutata del processo di gestione del progetto. Si investono molte energie ed un certo entusiasmo nella presentazione della richiesta. Quando poi arriva l’approvazione c’è la scarica di adrenalina e subito si pensa alla macchina da avviare, ai partner da informare.
E la rendicontazione? Ci pensiamo poi, in fondo non siamo ancora nemmeno partiti!
Viceversa, il segreto per una buona (e serena) rendicontazione, sta nel porre le giuste premesse già nella fase di ideazione del progetto.
La prima raccomandazione, quindi, quando si decide di partecipare ad un bando, è quella di acquisire e leggere attentamente il manuale di rendicontazione, reso disponibile già in questa fase, proprio per consentire una corretta programmazione.
Ecco alcune informazioni che potremo trovare e delle quali fare tesoro: tipologia di spese ammissibili (spesso, ma non sempre, presenti anche nel bando), calcolo del costo orario del personale (modalità); valorizzazione del volontariato (se consentita) e, più in generale, tutte le documentazioni e pezze giustificative che dovremo fornire per ogni tipologia di costo imputata.
Queste ultime non comprendono soltanto i giustificativi di spesa, come quietanze di cedolini e fatture, ma possono includere la produzione di documentazioni specifiche, come ad esempio lettere di incarico al personale e timesheet per la rendicontazione delle ore lavoro.
Avere queste informazioni ci aiuta ad impostare correttamente il nostro budget e ad assumere impegni in una direzione che sia gestibile per noi.
Alcune organizzazioni, ad esempio, utilizzano ancora pagamenti in contanti per le piccole spese correnti, che spesso però non sono ammesse in rendicontazione, perché non tracciabili. Saperlo in anticipo ci metterà al riparo da brutte sorprese!
Conoscere le norme di rendicontazione ci permette inoltre di gestire eventuali imprevisti di percorso, come gli scostamenti di budget. Spesso, infatti, in fase di realizzazione delle attività, può presentarsi la necessità di disporre dei fondi in maniera differente da quanto programmato. Alcuni scostamenti possono essere gestiti autonomamente entro limiti indicati, mentre per importi superiori sarà necessario richiedere un’autorizzazione specifica.
Non può mancare il consiglio più ovvio: non ridursi all’ultimo per raccogliere i giustificativi, ma prepararli in corso d’anno, mano a mano che le spese vengono affrontate. Spesso, però, la quotidianità prende il sopravvento, facendoci dimenticare i buoni propositi.
Come fare dunque?
Se siamo bravi, possiamo anche decidere di fare una “volata finale” per raccogliere la documentazione, a patto che abbiamo correttamente impostato il processo per la sua produzione. Assicuriamoci quindi di coinvolgere adeguatamente da subito tutti gli interessati alla filiera (tipicamente almeno l’amministrazione, l’ufficio personale e chi si occupa degli acquisti) e forniamo loro indicazioni chiare su cosa dovranno produrre, in quale forma ed entro quali scadenze.
Se anche non sono previste rendicontazioni intermedie, prevediamo almeno un paio di momenti di verifica in corso d’anno, per evitare spiacevoli sorprese a consuntivo.
Attenzione infine alla questione liquidità. Verifichiamo le tranche di erogazione previste e prendiamo i necessari provvedimenti per disporre della liquidità necessaria per realizzare le attività. In alcuni casi, infatti, alle organizzazioni è richiesto di anticipare spese consistenti. Se non siamo in grado di spendere, non saremo in grado di incassare e la macchina rischia di incepparsi, con esiti molto spiacevoli!
Infine, per tutti quelli che “io non amo la burocrazia” e “di queste cose non capisco niente” il consiglio più importante: niente panico! Come abbiamo visto, la rendicontazione è un lavoro di squadra. Se ciascuno fa la sua parte, con un po’ di attenzione e di buon senso, taglieremo sereni il traguardo.
Marta Gilardi
Esperta di progettazione sociale, grant writing e project management.
