L’idea di pianificare in anticipo un’attività che si svolge in buona parte in risposta a bandi ed avvisi, può sembrare un controsenso. Eppure non soltanto è fattibile, ma è addirittura una premessa indispensabile, se vogliamo assicurarci un ritorno adeguato in termini di fondi raccolti.
Quando un bando viene pubblicato, infatti, la finestra per la partecipazione ha una durata limitata, che si riduce in alcuni casi a poche settimane. I tempi di reazione sono quindi fondamentali, e certamente farsi trovare pronti è indispensabile per assicurarci le migliori chance di successo.
Una buona pianificazione ci permetterà quindi di riconoscere più facilmente le occasioni che fanno al caso nostro e di organizzare rapidamente una risposta adeguata.
Inoltre, sono molte le fondazioni che erogano contributi “a sportello”, acquisendo le richieste di contributo durante tutto l’anno, con buona possibilità da parte nostra di gestire e pianificare i tempi di lavoro. Infine, non è mai consigliabile mettersi su strada senza sapere dove si vuole arrivare. Progettare con le idee poco chiare e sotto la pressione di scadenze pressanti, può esporci a importanti errori di valutazione.
Sfatiamo quindi il mito del progettista che parte all’arrembaggio del bando, ed optiamo per una navigazione più tranquilla, con una rotta ben tracciata.
Tanto per cominciare, è bene darsi un orizzonte temporale realistico, considerando che mediamente intercorrono 90 giorni tra il momento della presentazione di una richiesta e la sua valutazione ed eventuale approvazione. Il consiglio, quindi, è di avviare l’attività di progettazione con un anticipo di almeno 5 mesi rispetto alla data nella quale vorremmo disporre dei fondi, creando così le condizioni per gestire ed ammortizzare il rischio (inevitabile) di qualche riscontro non positivo.
Procediamo quindi con l’identificare il nostro fabbisogno di raccolta, su base almeno annuale. Per farlo è necessario individuare le attività che necessitano di sostegno economico per l’anno entrante ed i relativi costi di realizzazione.
Nel farlo, è bene distinguere le attività che riteniamo indispensabile sostenere, da quelle di sviluppo, che non rispondono cioè ad un’emergenza immediata e non sono già in essere nell’anno corrente. Queste ultime, se non finanziate, potranno essere riprogrammate sull’annualità successiva.
Il terzo step è la creazione di un solido database di opportunità di finanziamento, che costituirà la base sulla quale costruire il nostro calendario di lavoro, e dovrà ricomprendere:
- I bandi che vengono pubblicati ciclicamente (con periodicità solitamente annuale e un possibile scarto di alcuni mesi sulla finestra prevista)
- I bandi a sportello, con fondi disponibili fino ad esaurimento del plafond
- Uno spazio di lavoro per “salire a bordo” di bandi spot in uscita in corso d’anno.
Ultimo ma non meno importante, lo staff. Assicuriamoci di avere a disposizione personale con le adeguate competenze e con un tempo di lavoro dedicato e dedicabile all’attività che stiamo programmando. La progettazione e le sue scadenze possono essere stressanti da gestire, soprattutto se si è eccessivamente schiacciati sulla quotidianità e non si ha pratica del lavoro.
Pronti dunque a prendere il largo?
Marta Gilardi
Esperta di progettazione sociale, grant writing e project management.
